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セルフアップデート

双極性障害でIT企業をリタイアした中年が、製造業で再チャレンジします

自分の知らないExcel2013の機能(クリップボード編-1)

*今度はExcelにチャレンジ

使った事のない機能を機械的に1個1個調べて

新しい発見を得るために、以前の記事でEvernote

取り上げました。

 

denbedon.hatenablog.com

 

今回はExcel2013編です。

 

*今回は「クリップボード

Excelに限らず、パソコンを使う上で

よく使われる機能の一つがコピー機能です。

「コピペ」という略称が一般化しているくらい

有名ですね。

 

説明するまでもないと思いますが、

入力されているデータをコピーし、それを貼りつける機能です。

同じデータを再利用できるので、

事務作業の効率アップには欠かせません。

 

コピーや貼り付けの機能は

Excelのリボンメニューでは

クリップボード」にまとめられています。

 

*このメニューをほとんど触らなかった理由

自分の場合、よく使われる割に、このリボンメニューは

ほとんど触ったことがありませんでした。

 

その大きな理由は、大抵の場合は右クリックメニュー

ショートカットで作業するからです。

その2つの方が操作スピードは圧倒的に早いので

わざわざリボンメニューから操作することがありませんでした。

 

*まずは基本的な機能の説明

クリップボードメニューにある機能は基本的には以下の4つです。

  1. 切り取り
  2. コピー 
  3. 貼り付け
  4. クリップボード

大変シンプルで、最初は「説明するまでもないかな?」

と思っていたのですが、

Evernoteと同じで新しい発見がありました。

 

*切り取り

切り取りは、選択したデータを他へ貼りつけるために

データの切り取りを行います。

新聞紙の記事を刃物で切り取ってしまうイメージですね。

 

似て非なる機能に「コピー」があります。

どちらも、選択したセルのデータをコピーするのですが

「切り取り」は貼りつけた後、元のデータが消えます。

「コピー」は、元のセルのデータは残ります。

(新聞紙の例えで言えば、他の紙に記事の内容を書き写す

 イメージでしょうか?) 

 

昔は、「切り取り」の機能を知らなかったので、

一度入力したセルのデータを、別のセルに移動させたいときは

コピーしてから、元のデータを削除してましたが、

切り取りを使えば、データの削除の作業は必要なくなります。

 

*コピー

「コピー」には、意外な機能が隠れていました(自分的には)。

コピーは2種類のコピー機能が選択できて

  1. コピー
  2. 図としてコピー

があります。

 

#恥ずかしながら、今回調べるまで「図としてコピー」の

#存在を知りませんでした…。

 

1は、通常のコピー機能です。

データを通常のセルのデータとしてコピーします。

例えば、数値で「400」と入力されたセルでコピーして

貼り付けを行うと、貼り付け先のセルにも「400」という

数値が貼り付けられます。

 

一方、2は選択した範囲を画像データとしてコピーします。

例えば、数値で「400」と入力されたセルで「図としてコピー」して

貼り付けを行うと「400」という数字の画像が

貼りつけられます。

データではないので、数式も適用できませんし、

フォントの変更などもできません。

*「図としてコピー」の使い道

この機能を『発見』したとき、何に使うのかと疑問でした。

だって、データとしては再利用できなくなるわけですから、

Excelで使うには使い道がない気がするじゃないですか?

 

で、よくよく考えると、Excelで作った表やグラフを他のソフトで

流用したいときに使うんですね。

PowerPointで表やグラフを使う場合には、

Excelで編集したものを、この機能を使って画像データ化して

貼りつける場合が多いようです。

 

*「図としてコピー」のオプション

 

図としてコピー」には更に

『表示』と『形式』の選択ができます。

『表示』は、ディスプレイに表示される形式で画像をコピーし、

『形式』は、プリンターに印刷される形式で画像をコピーします。

プリンタがモノクロだと、『形式』を選んだ場合には

モノクロの画像がコピーされるようですが、

基本的にはどちらを選んでも大きな差は内容です。

 

長くなったので、続きは後日アップいたします。

ではでは。