どうしてそんなに作業メモを作るの?
*手順書を作らないと仕事ができない
タイトルは同僚から言われた言葉です。
会社で作業をするときに、比較的手の込んだ作業のときは
必ず作業の手順書を作ります。
手順書と言っても、要するに目的を達成するための
やることリスト=ToDoリストなわけですが、
どんな作業でもEvernoteのノートを一つ作って
結構詳細にリストを作ってしまいます。
逆に、手順書を作って作業手順を整理しないと
仕事にかかれません。
我ながら面倒な奴だと思いますが、
後述の理由があります。
*2つの理由
1つめは、効率を上げるためです。
ぶっちゃけて言うと、忘れっぽくなったので
効率の良い手順書がないと、後戻り作業が発生するのです。
例えば、
「ある作業をやるためには、アレとコレとソレを
用意しないといけないんだけど、
それは2つ前の手順の段階で発注が必要」
というときに、
手順書がないと、2つ前の手順の時に発注し忘れるんです。
メモ書きでも、一旦書くと自分がやらなくてはいけないこと、
そのために必要な準備などが頭で整理されるので、
思いつきだけで動くよりも効率的に作業ができます。
2つめは、達成感を得るためです。
自分の場合、ダラダラと期間がかかる作業だと、
最終の作業が終わるまでなかなか達成感が得られず、
ジリジリとした焦燥感が募ります。
自分はこれがとても嫌なのです。
仕事はスパッと片づいて、その達成感を味わいたい。
でも、なかなかそういうわけにもいかないので、
そこで、作業を分割して中間目標を作ります。
中間目標を達成するたびに、達成感を得ることで
この焦燥感を和らげます。
*あれば何かと役に立つ
この手順書はメモ書きレベルですが、
数が溜まるとそれなりの資料になります。
細かいメモでも、目次やリンクと作って
目的の作業をすぐ探せるようにすると、
下手な作業手順書よりもよっぽど役に立ちます。
実際のところ、去年やっていた作業の引き継ぎ資料は
Evernoteの目次機能を利用して、
Html化して次の人に渡しました。
1月後には、その部署全体で資料が共有されていて
ちょっとびっくりしました。
そういうわけで、今日もメモ作りに励んでいます。
ではでは。