自分の知らないExcel2013の機能(クリップボード編-1)
*今度はExcelにチャレンジ
使った事のない機能を機械的に1個1個調べて
新しい発見を得るために、以前の記事でEvernoteを
取り上げました。
今回はExcel2013編です。
*今回は「クリップボード」
Excelに限らず、パソコンを使う上で
よく使われる機能の一つがコピー機能です。
「コピペ」という略称が一般化しているくらい
有名ですね。
説明するまでもないと思いますが、
入力されているデータをコピーし、それを貼りつける機能です。
同じデータを再利用できるので、
事務作業の効率アップには欠かせません。
コピーや貼り付けの機能は
Excelのリボンメニューでは
「クリップボード」にまとめられています。
*このメニューをほとんど触らなかった理由
自分の場合、よく使われる割に、このリボンメニューは
ほとんど触ったことがありませんでした。
その大きな理由は、大抵の場合は右クリックメニューか
ショートカットで作業するからです。
その2つの方が操作スピードは圧倒的に早いので
わざわざリボンメニューから操作することがありませんでした。
*まずは基本的な機能の説明
クリップボードメニューにある機能は基本的には以下の4つです。
- 切り取り
- コピー
- 貼り付け
- クリップボード
大変シンプルで、最初は「説明するまでもないかな?」
と思っていたのですが、
Evernoteと同じで新しい発見がありました。
*切り取り
切り取りは、選択したデータを他へ貼りつけるために
データの切り取りを行います。
新聞紙の記事を刃物で切り取ってしまうイメージですね。
似て非なる機能に「コピー」があります。
どちらも、選択したセルのデータをコピーするのですが
「切り取り」は貼りつけた後、元のデータが消えます。
「コピー」は、元のセルのデータは残ります。
(新聞紙の例えで言えば、他の紙に記事の内容を書き写す
イメージでしょうか?)
昔は、「切り取り」の機能を知らなかったので、
一度入力したセルのデータを、別のセルに移動させたいときは
コピーしてから、元のデータを削除してましたが、
切り取りを使えば、データの削除の作業は必要なくなります。
*コピー
「コピー」には、意外な機能が隠れていました(自分的には)。
コピーは2種類のコピー機能が選択できて
- コピー
- 図としてコピー
があります。
#恥ずかしながら、今回調べるまで「図としてコピー」の
#存在を知りませんでした…。
1は、通常のコピー機能です。
データを通常のセルのデータとしてコピーします。
例えば、数値で「400」と入力されたセルでコピーして
貼り付けを行うと、貼り付け先のセルにも「400」という
数値が貼り付けられます。
一方、2は選択した範囲を画像データとしてコピーします。
例えば、数値で「400」と入力されたセルで「図としてコピー」して
貼り付けを行うと「400」という数字の画像が
貼りつけられます。
データではないので、数式も適用できませんし、
フォントの変更などもできません。
*「図としてコピー」の使い道
この機能を『発見』したとき、何に使うのかと疑問でした。
だって、データとしては再利用できなくなるわけですから、
Excelで使うには使い道がない気がするじゃないですか?
で、よくよく考えると、Excelで作った表やグラフを他のソフトで
流用したいときに使うんですね。
PowerPointで表やグラフを使う場合には、
Excelで編集したものを、この機能を使って画像データ化して
貼りつける場合が多いようです。
*「図としてコピー」のオプション
「図としてコピー」には更に
『表示』と『形式』の選択ができます。
『表示』は、ディスプレイに表示される形式で画像をコピーし、
『形式』は、プリンターに印刷される形式で画像をコピーします。
プリンタがモノクロだと、『形式』を選んだ場合には
モノクロの画像がコピーされるようですが、
基本的にはどちらを選んでも大きな差は内容です。
長くなったので、続きは後日アップいたします。
ではでは。